Devenir notaire est un excellent moyen de gagner un peu d’argent supplémentaire. Ceux qui ont un esprit d’entreprise et une solide éthique de travail peuvent même en faire une entreprise lucrative, mais cela ne signifie pas qu’il n’y a pas de risques. Les notaires négligents pourraient perdre leur commission ou au mieux leur source de revenus. Pour éviter d’avoir des ennuis, voici quelques mauvaises pratiques à éviter.
Authentification des documents lorsqu’un signataire n’est pas présent
La tenue d’une cérémonie notariale au nom d’un signataire qui n’est pas présent physiquement ou par vidéo/audioconférence est une forme importante d’inconduite notariale. Bien que les notaires soient avertis de ne pas le faire, cela se produit quand même lorsque des clients ou des employeurs exercent des pressions ou utilisent des tactiques d’ingénierie sociale courantes comme de faux appels téléphoniques du supposé signataire. Un couple peut commettre plusieurs cas de fraude à l’acte en convainquant des notaires de signer et d’authentifier des actes frauduleux, qu’ils ont ensuite enregistrés dans les archives publiques. Le potentiel de fraude augmente lorsque le signataire n’est pas présent, et les notaires éthiques doivent être prêts à refuser les clients qui demandent d’exécuter des documents sans que tous les signataires soient présents. Vous trouverez là des informations pertinentes sur les rôles du notaire pour en savoir plus sur l’exercice de la profession notariale.
Ne pas identifier correctement le signataire
Une fois le signataire présent, l’étape suivante consiste à confirmer son identité. La plupart des lois des États mentionnent que cela doit être fait soit par connaissance personnelle, soit par une preuve satisfaisante que la personne est celle décrite dans l’instrument. Pour cela, il faut tenir compte de plusieurs points essentiels :
- Certains États n’autorisent pas un notaire à utiliser l’accès à des informations pour vérifier l’identité du signataire. D’autres ont des limites à l’utilisation de cette méthode pour les fermetures à distance ou numériques. Bien que cela puisse être le moyen le plus simple de vérifier l’identité d’un signataire, car il ne nécessite aucun document ni témoin, un notaire ne doit utiliser cette option que s’il connaît la personne depuis une longue période.
- L’utilisation d’une pièce d’identité émise par le gouvernement pour vérifier l’identité d’un signataire est l’une des méthodes les plus fiables. Chaque État a des règles spécifiques concernant les types d’identification qu’un notaire peut utiliser, mais elles incluent généralement le permis de conduire, les passeports étrangers et nationaux, les cartes d’identité militaires et l’adresse de résident permanent
Certificats incomplets et oubli de faire prêter serment ou affirmation
Un certificat notarié doit être rempli avant qu’un notaire n’applique sa signature et son cachet. Négliger de le faire est considéré comme une forme majeure d’inconduite notariale et pourrait entraîner la perte de votre commission ou de vos amendes. Il y a aussi des conséquences pour ne pas administrer un serment ou une affirmation lors de la notarisation d’un jury. L’autorité de mise en service peut suspendre ou révoquer la commission d’un notaire s’il ne complète pas le jurat ou la reconnaissance “au moment où la signature et le sceau du notaire sont apposés sur le document”. La falsification d’une partie du certificat notarié pourrait entraîner des accusations criminelles de fraude ou de contrefaçon et des peines d’emprisonnement, ainsi que de lourdes sanctions financières. Une erreur courante consiste à oublier d’ajouter le lieu. Le lieu est le comté où la notarisation a lieu en fonction de l’emplacement du notaire.