Si vous êtes un assistant administratif, la gestion de temps est très importante pour bien organiser votre travail. Un bon timing permet de finir à temps les tâches journalières qu’on vous a confiées. Cette compétence professionnelle vitale peut ne pas vous venir naturellement, mais c’est quelque chose que vous pouvez apprendre. Voici quelques conseils pour vous aider à gérer votre temps efficacement au travail.
Prioriser les tâches importantes
Il y a toujours des tâches plus essentielles que les autres. Il faut organiser les prises de rendez-vous, les réunions à venir et aussi l’agenda de votre supérieur. Vous pouvez consulter https://www.le-secretariat.net pour en savoir un peu plus sur le quotidien d’un secrétaire. Savoir organiser ces tâches est très important pour un secrétaire de direction. Mais comment faire ? Pour cela, vous pouvez :
- Écrire des notes : les notes sont efficaces pour bien s’organiser. En élaborant minutieusement votre note, n’oubliez pas de noter les informations essentielles comme les dates de rendez-vous, les documents nécessaires, les personnes indispensables, etc. Grâce à cela, vous pouvez gérer facilement les tâches.
- Mettre à disposition un support facile d’accès pour les documents essentiels : cela vous aide à être beaucoup plus organisé et à diminuer votre stress. Mettez dans cette boite de rangement tous les documents essentiels dans votre travail. Comme cela, vous ne perdez pas de temps à chercher un document dans une tonne de paperasse.
Définissez des heures pour chaque jour où vous vérifierez vos e-mails, puis désactivez vos notifications, sauf pour les choses marquées comme urgentes. Vous n’êtes pas obligé de lire chacune d’elles à la seconde où elle arrive.
Garder votre boîte de réception propre et éviter d’effectuer plusieurs tâches à la fois
Laisser les e-mails et le courrier postal s’accumuler dans vos boîtes de réception augmente le temps consacré à leur classement et à leur suppression. Apprenez à traiter rapidement les informations, à les synthétiser et à les transformer en action. Lorsque vous recevez un message, traitez-le immédiatement.
À moins que vous ne soyez un expert pour traiter beaucoup de chose à la fois, la multitâche finit souvent par signifier que vous n’effectuez aucune tâche. S’attaquer à un grand nombre de petites choses réduira votre productivité, peu importe votre capacité à diviser votre objectif. Dans ce cas, il est important de faire une tâche à la fois. Si vous le faites correctement du premier coup, vous gagnerez du temps globalement.
Organiser les espaces autour de vous
Gardez votre bureau libre de tout encombrement. Gardez vos adresses Web triées par ordre alphabétique et par catégorie. Gardez votre liste de choses à faire en la réorganisant tous les après-midi avant votre départ. Si tous les éléments autour de vous sont nets, propres et ordonnés, il est beaucoup plus facile d’être efficace. Vous pouvez utiliser le temps passé à chercher des choses à accomplir des tâches ! Vous pouvez aussi désigner un jour où vous devez faire le nettoyage dans votre bureau. Choisissez aussi le moment où vous devez faire votre archive et ranger les documents dont vous avez besoin.