Le métier de secrétaire d’école est souvent méconnu, pourtant il s’agit d’un poste clé dans le bon fonctionnement des établissements scolaires. En effet, ces professionnels sont chargés de nombreuses responsabilités et doivent faire preuve de polyvalence au quotidien. Cet article vous propose de découvrir cette profession et les étapes à suivre pour embrasser cette carrière.
Le rôle du secrétaire d’école
Le secrétaire d’école, également appelé secrétaire de direction ou assistant administratif, est un professionnel dont la mission principale est d’assurer le bon fonctionnement administratif et logistique des établissements scolaires. Il est généralement placé sous la direction du chef d’établissement et travaille en étroite collaboration avec les enseignants, les parents d’élèves et les services extérieurs (mairie, inspection académique, etc.).
Ses tâches sont multiples et variées, parmi lesquelles on peut citer :
- La réception et la transmission des informations entre les différents acteurs de l’école ;
- L’accueil physique et téléphonique des visiteurs ;
- L’organisation des rendez-vous entre les parents et l’équipe pédagogique ;
- L’inscription et le suivi administratif des élèves ;
- La gestion des dossiers scolaires et médicaux;
- La préparation et l’envoi des documents administratifs (convocations, attestations, etc.) ;
- La tenue à jour des registres (absences, retards, sanctions) ;
- L’organisation logistique des réunions et manifestations de l’établissement.
Au-delà de ces missions administratives, le secrétaire d’école doit également faire preuve d’empathie et de bienveillance envers les élèves, les parents et les partenaires extérieurs. Il est souvent le premier interlocuteur pour les familles et doit donc être capable de répondre à leurs questions et préoccupations avec diplomatie et professionnalisme.
Les qualités requises pour exercer ce métier
Pour devenir secrétaire d’école, il est nécessaire de posséder certaines qualités indispensables :
- Sens du contact : le secrétaire d’école est en relation permanente avec les différents acteurs de l’établissement, il doit donc être à l’aise dans la communication et posséder d’excellentes compétences relationnelles ;
- Rigueur : la gestion des dossiers administratifs exige une grande rigueur dans le suivi des procédures, la saisie des données et l’archivage des documents ;
- Polyvalence: face à la diversité des tâches qui lui sont confiées, le secrétaire d’école doit être capable de s’adapter rapidement et de gérer les priorités ;
- Discrétion : la nature des informations traitées par le secrétaire d’école implique une grande discrétion et le respect de la confidentialité.
La formation et les débouchés professionnels
Pour exercer en tant que secrétaire d’école, il est recommandé de suivre une formation spécifique en secrétariat ou en administration. Un Bac professionnel Gestion-Administration ou un BTS Assistant de gestion PME-PMI peuvent constituer une première étape vers ce métier. Il est également possible de passer par une formation continue pour les adultes en reconversion professionnelle.
Selon l’expérience et les compétences acquises, il est possible d’évoluer vers des postes à responsabilités, tels que secrétaire de direction, assistant(e) de gestion ou encore gestionnaire administratif(ve). Le secteur de l’éducation offre également de nombreux débouchés pour ceux qui souhaitent s’y spécialiser, comme par exemple les postes d’assistant(e) d’éducation, conseiller(ère) principal(e) d’éducation ou encore secrétaire au sein des services académiques.
L’accès à la fonction publique
Dans le cadre du secteur public, le recrutement des secrétaires d’école peut se faire sur concours externe organisé par le Ministère de l’Éducation nationale. Les candidats doivent être titulaires d’un diplôme de niveau Bac+2 et justifier d’une expérience professionnelle dans le domaine administratif. Les lauréats du concours sont alors nommés fonctionnaires stagiaires et bénéficient d’une formation initiale de quelques mois avant de prendre leur poste définitivement.
Le métier de secrétaire d’école est un métier passionnant, qui offre une grande diversité de missions et des perspectives d’évolution intéressantes. Que vous soyez jeune diplômé ou en reconversion professionnelle, n’hésitez pas à vous renseigner sur cette voie et à envisager une formation adaptée pour accéder à ce secteur en plein essor.